3 Berichten durch Kennzahlen (S. 55)

In diesem Kapitel befassen wir uns mit der Vermittlung von Informationen durch Kennzahlen. Kennzahlen sind Daten, die zu Informationen verdichtet wurden. Es gibt sie wie Sand am Meer. Quantität ist allerdings nicht gleich Qualität, deshalb stellt sich jedem Controller immer wieder die Frage: Welche Kennzahl ist die richtige zur Darstellung eines bestimmten Sachverhalts, für einen bestimmten Kunden etc.? Auf diese Frage gibt es keine einfache Antwort der Form „Verwenden Sie immer den ROI, wenn …". Die Entscheidung für eine bestimmte Kennzahl hängt immer von der konkreten Situation ab, in der sich der einzelne Controller befindet.

Deshalb können wir Ihnen an dieser Stelle nur allgemeine Tipps und Tricks an die Hand geben, die Ihnen bei der Suche nach der für Ihre Situation richtigen Kennzahl helfen. Dazu gehört ein Leitsatz, den Sie sich gut einprägen sollten: Nur Kennzahlen, die Entscheider zu Handlungen anregen, sind gute Kennzahlen! Wir möchten Sie an dieser Stelle noch einmal an das erinnern, was wir in Kapitel 1 im Zusammenhang mit der rechten und der linken Gehirnhälfte geschrieben haben. Für das menschliche Gehirn sind Zahlen (und damit auch Kennzahlen) zunächst einmal nichts anderes als abstrakte Zeichen bzw. abstrakte Informationen. Sie müssen analysiert werden, damit das menschliche Gehirn ihren Informationsgehalt erfassen kann.

Um Kennzahlen analysieren zu können, sind analytische Fähigkeiten notwendig, die über die reine Mathematik hinausgehen. Erst wenn dem Empfänger die Aussage, der Verdichtungsgrad und die Hebelwirkung einer Kennzahl bekannt sind, kann die Information, die sich hinter der Kennzahl verbirgt, durch den Controller vermittelt werden. Erst dann ist der Empfänger dazu in der Lage, die richtigen Schlussfolgerungen aus der Kennzahl zu ziehen und in Handlungen/ Entscheidungen umzusetzen. Was wissen Sie über den Empfänger Ihrer Kennzahl, Ihren internen Kunden? Denkt er analytisch? Sind ihm die betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge und Informationen der präsentierten Kennzahl bekannt?

Sie wissen es nicht? Sie vermuten es? Sie schließen es aus? Zu welchem Ergebnis hat Ihre Marktanalyse geführt? Sie haben die Fähigkeiten und das betriebswirtschaftliche Know-how Ihrer Kunden doch abgefragt, oder nicht? Wenn nicht, sollten Sie unbedingt vom UAK (dem am unwissendsten anzunehmenden Kunden) ausgehen und Ihre Kennzahlen so darstellen, dass dem Kunden die Analyse der Kennzahlen leicht fällt, das fehlende Know-how vermittelt und die gewünschte Schlussfolgerung und Handlung „angestoßen" wird. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Kapitel, in dem wir der Frage nachgehen, was Sie tun können, damit Ihre Kennzahlen nicht einfach nur Zahlen, sondern Informationen vermitteln.

3.1 Was sind Kennzahlen?
Kennzahlen informieren in präziser und zusammengefasster Form über wichtige betriebswirtschaftliche Tatbestände und über die Entwicklung eines Unternehmens, seiner Teilbereiche, seiner Funktionen und seiner Prozesse. Kennzahlen sind Informationen in Reinform, weil sie aus vielen Daten bestehen, die zu einer einzigen Zahl verdichtet wurden. Sie stellen also komplexe Sachverhalte konzentriert dar. Kennzahlen unterscheiden sich von anderen Zahlen dadurch, dass sie Abhängigkeiten aufzeigen, Komplexitäten reduzieren und Informationen vermitteln. Viele Unternehmensziele können durch Kennzahlen kommuniziert werden, so z. B.

• die Rendite,

• der Marktanteil,

• das Wachstum,

• die Wertsteigerung.

Im Controlling sind Kennzahlen vor allem wichtige Instrumente des betrieblichen Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesses, stellen sie doch eine verkürzte, prägnante Form der Information dar. Wie aber werden Kennzahlen gebildet?