Wie Sie von der Inventur über die Bilanz zum Konto kommen Eine Bestandsaufnahme machen (S. 25-26)

Durch Handels- und Steuerrecht (HGB § 240, AO § 140, § 141 Abs. 1) ist vorgeschrieben, wann ein Unternehmen eine Bestandsaufnahme vorzunehmen hat. Diese Bestandsaufnahme nennt man Inventur, die Aufzeichnungen dazu Inventar (lat. Inventarium = Verzeichnis des Vorgefundenen). Aufgezeichnet werden dabei Art, Menge und Wert aller Vermögensgegenstände und Schulden.

In diesen Fällen müssen Sie Inventur machen:

- bei Gründung oder bei Übernahme eines Unternehmens
- am Schluss eines jeden Geschäftsjahres 
- bei der Auflösung oder der Veräußerung des Unternehmens.

Zu unterscheiden ist zwischen einer körperlichen und einer Buchinventur. Bei der körperlichen Inventur wird gezählt oder gemessen, gewogen, geschätzt, was angefasst werden kann; es werden alle Gegenstände wie Maschinen, Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung und Warenbestände erfasst. Die Buchinventur hält hingegen alle Bankguthaben und -schulden, Forderungen und Verbindlichkeiten fest. Die se Werte lassen sich in der Regel aus Belegen, z. B. Kontoauszügen ermitteln.

Welche Verfahren Sie anwenden können

Die bekannteste Form der Inventur ist die Stichtagsinventur. Zu einem bestimmten Tag wird eine komplette mengenmäßige Bestandsaufnahme vorgenommen. Termin ist meistens der tatsächliche Jahresabschluss; von diesem Termin kann aber auch geringfügig abgewichen werden (max. um 10 Tage voroder nachverlegt). Die Zugänge und Abgänge in diesem Zeitraum müssen allerdings dokumentiert und dann in die Inventur eingerechnet werden.

Da diese Art der Inventur oft arbeitsintensiv und aufwendig ist, gibt es einige Vereinfachungsverfahren (nach HGB § 241):

- Die verlegte Inventur (HGB § 241 Abs.3). Dabei sind Abweichungen von 3 Monaten vor oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag möglich. Eine wertmäßige Fortschreibung zum Abschlussstichtag muss aber vorgenommen werden.

- Die permanente Inventur (HGB § 241 Abs.2) verzichtet ganz auf die körperliche Bestandsaufnahme zu einem bestimmten Stichtag. Das gesamte Inventar wird während des Jahres einmal körperlich erfasst – nur nicht auf einmal. Richtig eingesetzt ist die permanente Inventur ein rationelles Verfahren: Sie findet nebenher das ganze Jahr über statt.

- Bei der Stichprobeninventur (HGB § 241 Abs.1) wird der Bestand mittels mathematisch-statistischer Verfahren aufgrund von Stichproben ermittelt.